Ефективне управління школою

Цінність часу настільки велика, що для деяких людей розумне й ефективне використання часу є ключовою навичкою, яку керівник повинен вдосконалювати.  Тім Брігхаус  

Для того, щоб директор вдумливо виконував свої найважливіші завдання, він повинен мати те, що найважче отримати в директорській роботі – час. Що директор  може зробити, щоб отримати його і стати лідером освітнього процесу?

Роль директора школи в системі освіти є вирішальною. Він є керівником усіх працівників, здійснює педагогічний контроль, відповідає за фінанси, розпоряджається майном і займається адміністративною роботою. Ці завдання пов'язані з плануванням, організацією, прийняттям рішень і контролем діяльності. Вони забирають багато часу та уваги.

Однак управління школою – це не лише виконання цих обов'язків. Це також лідерство в освіті. Лідерство в освіті пов'язане з визначенням бачення, зосередженням на розвитку вчителя, створенням сприятливого середовища для навчання, побудовою стосунків у команді та мотивацією її членів.

Щоб повноцінно займатися лідерством в освіті, директор повинен звільнити час для цих видів діяльності. Як це зробити? Почати із внесення невеликих змін.

Невелика зміна, тобто яка?

Це невеликий, але продуманий крок, спрямований на покращення функціонування школи. Він не вимагає кардинальних змін і не перевертає порядок справ з ніг на голову. А  результати важко переоцінити.

Проте варто пам’ятати, що кожна зміна має служити стратегічним цілям школи. Невеликі зміни, які впроваджуються протягом тривалого часу, вже не є малими, бо вони дозволяють директору, вчителям, батькам та учням опинитися в іншому місці.

Запровадження невеликої організаційної зміни, яка покращує роботу директора школи, дає відчуття успіху.  Це також важливо в контексті формування мотивації директора запроваджувати зміни в цілому.

‍Щоб заощадити час, рефлексуйте над тим, як ви працюєте

Змінам в організації роботи школи має передувати зміна світогляду та стилю управління самого керівника, а також аналіз своєї діяльності. Як перший крок, варто замислитися над поточним способом виконання своїх функцій. Ось кілька запитань, які можуть допомогти директору в цьому аналізі:

Які завдання найчастіше стоять перед мною?

Скільки часу на день я їм приділяю?

Від яких завдань я можу відмовитися?

Що заважає моїй роботі?

Як я можу раціоналізувати і зменшити ці навантаження?

Які завдання я можу делегувати?

На чию підтримку я можу розраховувати?

Тім Брігаус стверджує, що кожен директор усвідомлює, наскільки фрагментованим є його робочий день: переключення з одного виду діяльності на інший, іноді з величезною швидкістю. Ефективні директори бачать цю тенденцію і захищаються від метушливого темпу. Вони знають, що, можливо, не зможуть знайти час цього дня, щоб виконати всі заплановані справи, але протягом тижня вони це зроблять. Збої неминучі, але в довгостроковій перспективі від них можна вберегтися.

‍Визначте один день на тиждень для зустрічей з адміністрацією

Можна організувати так звані "директорські понеділки", тобто ранкові зустрічі директора із заступниками. Під час такої зустрічі варто обговорити завдання на тиждень і домовитися про розподіл обов'язків. Коли кожен знатиме, хто за що відповідає, ефективніше плануватиме свою роботу. Така коротка зустріч адміністрації школи також скорочує час, витрачений на обговорення справ впродовж тижня.

Розуміння того, з чим доведеться працювати впродовж тижня, допомагає розставити пріоритети і, таким чином, зменшує стрес. Цікаво організовувати роботу у вигляді таблиць. Це допомагає "бачити" найважливіші завдання. Дивлячись на аркуш чи дошку, де записані завдання на сьогодні, на цей тиждень і на цей місяць, легко визначити, що обов'язково потрібно зробити, а що можна відкласти, якщо це необхідно.

На початку кожного навчального року можна узгодити з педагогічною радою, який день тижня буде присвячений "школі". З цим рішенням пов'язана організація розкладу таким чином, щоб заняття закінчувалися не пізніше 14:00 год.

Визначення одного дня для засідань педагогічної ради, методичних засідань, батьківських зборів або шкільних заходів полегшує роботу кожного. Це дозволяє заздалегідь планувати професійну та особисту діяльність.

Які позитивні наслідки від цих організаційних змін? Вчителі рідше відпрошуватимуться з обов'язкових зустрічей, а керівники методичних обєднань чи робочих груп не матимуть труднощів з тим, щоб знайти час для спільної роботи. Сам факт, що не витрачається час на обговорення, коли ми можемо щось організувати, даватиме відчуття задоволення.

‍Плануйте заздалегідь

Сплануйте план роботи школи заздалегідь.

В одному зручному для читання документі можна зібрати всі найважливіші події, які відбуваються протягом року, а також інформацію про вихідні дні, канікули тощо. Уже в серпні варто визначити дати батьківських зборів, канікул, виставлення підсумкових оцінок. Деякі з цих дат випливають з організації навчального року, визначеної освітнім законодавством, а інші є результатом домовленостей між вчителями, батьками та учнівською радою.

Такий інструмент гарантує комфорт для вчителів, а батьки та учні можуть заздалегідь планувати канікули, поїздки та подорожі.

Таблицю розповсюджують у друкованому вигляді та розміщують на сайті школи в день перших батьківських зборів у вересні.

‍Замість застарілих паперових методів використовуйте хмарні технології для опрацювання плану роботи школи. 

Уявіть, що план роботи школи створюється командами вчителів на основі висновків за попередній навчальний рік, перевірок та пріоритетів, визначених Міністерством освіти та управлінням  чи відділом освіти. 

Для опрацювання документу необхідно вибрати хмарний сервіс (напр.: Google Docs, Microsoft Word Online, Dropbox Paper чи інші). Створити новий документ "План роботи школи". Варто розбити план на розділи та підрозділи, відповідно до структури вашого закладу, а потім заповнити план цілями, завданнями, строками виконання, відповідальними особами тощо і надати доступ до документа всім членам колективу. 

Для того, щоб зберегти послідовність, потрібно колектив розділити на групи та зробити формуляри для кожної команди. Лідери команд повинні вписати найважливіші завдання в ці загальні документи, наприклад, інновації окремо, поїздки окремо.

Такий спосіб створення плану роботи школи може бути досить ефективним і не дуже трудомістким. Знявши відповідальність з однієї людини за об'єднання документів і залучивши до цього процесу всіх вчителів, група стане більш згуртованою і відчує відповідальність за колективний успіх.

Таким чином опрацьований план роботи завжди буде доступний для всіх членів колективу з будь-якого місця та в будь-який час.

Вчителі спільно зможуть редагувати план, додавати коментарі та пропозиції, роблячи процес динамічним та продуктивним.

Зберігаються всі версії плану, що дає можливість відстежувати зміни та повертатися до попередніх варіантів.

Хмарні сервіси інтегруються з календарями, чатами та системами обміну файлами, роблячи планування ще зручнішим.

Об'єднання всіх документів у хмарі значно полегшує роботу і покращує комунікацію. Google дозволив школам безкоштовно користуватися всіма інструментами, які вони пропонують для освіти. Так можна використовувати можливість створювати форми для швидкого збору голосів з актуальних питань. 

Усі документи слід зберігати на диску, який регулярно архівувати і створювати копії.

Перехід на хмарні технології для планування роботи школи робить процес більш гнучким, економним, динамічним, продуктивним.

‍Залучайте батьків до розробки плану виховної роботи

Директор не зобов'язаний робити все. Слід зазначити, що деякі заходи в школі відбуваються тому, що вони завжди відбувалися, тому що колектив до них звик, тому що хтось до них дуже прив'язаний. Як наслідок, важко відмовитися від цих заходів або подивитися на їх проведення по-іншому.

Впровадженням змін у співпраці з батьками може бути залучення їх до опрацювання плану виховної роботи, яка формально затверджується батьківською радою та розробляється за їхньої активної участі. 

За деякий час до зустрічі педагоги можуть підготувати скелет плану виховної роботи. Він повинен містити цілі, звідки вони взялися, та відповідні напрямки плану. 

Розрізати цей скелет на смужки, потім об'єднати батьків у пари або трійки і попросити їх зробити три речі. По-перше, прочитати інформацію і відмітити ті способи і форми впровадження, які, на їхню думку, добре сплановані. По-друге, викреслити те, що здається непривабливим або низькопріоритетним. По-третє, запропонувати власні приклади рішень.

Кожна група представляє свої пропозиції, аргументує, чому вони додають одне завдання і відкидають інше.

Можна запитати батьків чи не було це для них обтяжливим. Таким чином можна вивільнити не лише час, а й потенціал. Коли ви виходите зі своєї рутини і впроваджуєте якесь нове, нестандартне рішення, ви можете виявити, що в школі є люди, які компетентні і готові взяти на себе частину відповідальності.

‍Підсумки або маленькі кроки до великих змін

Впровадження невеликої, але ефективної зміни, окрім задоволення та відчуття успіху, дозволяє поглянути на етапи впровадження змін загалом. Побачити, як крізь призму лінзи, камені спотикання в плануванні та впровадженні, розглянути, що можна було б зробити інакше. Здобути безцінний досвід впровадження змін, що також є невід'ємним аспектом лідерства. І водночас можливість дізнатися про себе - які ресурси я маю і які обмеження, до чого адміністрація готова, а до чого ні.

 Кожна маленька зміна - це важливий крок у створенні умов для кращого навчання і роботи в школі. Як директор, так і вчителі та адміністративний персонал завдяки змінам: розвивають свої індивідуальні компетенції і, як наслідок, зміцнюють команду, яка стає сильнішою і згуртованішою, навчаються корисним інструментам співпраці, наприклад, у сфері комунікації, набувають сміливості у прийнятті рішень і відчуття власної спроможності, підвищують довіру один до одного, особливо, якщо зміни приносять користь.

Насамкінець варто зазначити, що помилки під час різних спроб впровадження змін неминучі, і не варто приділяти їм більше уваги, ніж потрібно. Тім Брігхаус закликає: подивіться в дзеркало, скажіть собі "що ж, я засвоїв свій урок" і продовжуйте працювати. Пам'ятайте, що ваша команда залишатиметься вірною вам і в кращі, і в гірші моменти.

‍

Зоряна Довганик

‍